Secretaresse

Secretaresse

jobs zonder diploma 

Vacature: Secretaresse (M/V) – Lokeren

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, zelfstandige medewerker met een eerlijk en open karakter om ons bedrijf administratief te ondersteunen. Je taken als secretaresse omvatten voornamelijk algemene secretariaatswerkzaamheden, zoals het beantwoorden van telefoongesprekken, e-mailbeheer, het opstellen van verslagen en documenten in samenspraak met de zaakvoerder en/of werfleiders, het opmaken van bestellingen, het bijhouden van documentatie en correspondentie, werfverslagen, offertes via Bouwsoft. Ook zul je betrokken zijn bij verschillende administratieve personeelszaken (uurroosters, verlofregeling, ziekteverzuim, etc.) en facturatie, en ben je verantwoordelijk voor de opvolging van betalingen, allemaal onder jouw verantwoordelijkheid.

Wij zoeken iemand die administratief sterk is, zeer nauwkeurig werkt en discreet kan samenwerken met de zaakvoerder. Enige affiniteit met de bouwsector is een voordeel.

Profiel:

Je bent administratief sterk en zeer nauwkeurig. Je behaalt daarbij voldoende snelheid. Je bent betrouwbaar, loyaal, discreet, communicatief en positief assertief, zowel in contact met klanten, leveranciers als intern personeel.

Je kunt flexibiliteit tonen en de juiste prioriteiten stellen. Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

Je hebt ervaring met Word, Excel en Outlook. Kennis van Bouwsoft en GeoDynamics is een pluspunt, maar geen vereiste. Bijkomende opleidingen worden voorzien.

Een percentage van de communicatie is in het Nederlands, maar Engels en Frans zijn ook belangrijk.

Je werkt nauw samen met de zaakvoerder.

Vereiste studies:
– Hoger onderwijs van het korte type (HOK – voorheen korte type)
– Administratie

Kandidaten met gelijkwaardige ervaring komen ook in aanmerking voor deze vacature.

Gevraagde competenties:
– Plannen en organiseren van afspraken voor een verantwoordelijke en medewerkers, filteren van telefoongesprekken en bezoekers
– Behandelen en doorgeven van beslissingen, nota’s en interne/externe contracten
– Bestellingen van materiaal, accessoires en verbruiksproducten opstellen en de leveringen controleren
– Opstellen en redigeren van brieven, verslagen, notities, etc.
– Documenten invoeren, correspondentie behandelen en e-mailberichten beheren
– Dossiers behandelen en opvolgen (samenvatten, samenvoegen, bijwerken van bestanden, etc.)
– Instrumenten voor de opvolging van activiteiten in de organisatie en stuurinformatie opstellen en up-to-date houden
– Administratieve opvolging van personeelsdossiers, aanwervingen en opleidingen, logistiek organiseren
– Bijwerken van professionele informatie en regelgeving, document